SERVICIO DE DPO: SOLUCIÓN PARA LA ADECUACIÓN AL RGPD.

El DPO como servicio (DPO as a Service, DPOaaS) es una solución práctica, rentable y conveniente para la responsabilidad activa, en organizaciones que necesitan adquirir experiencia y conocimiento en protección de datos, necesarios para cumplir con sus obligaciones de DPO según el Reglamento General de Protección de Datos, RGPD.

Al externalizar las tareas y funciones del DPO con un proveedor de servicios de gestión, la organización obtiene acceso al asesoramiento y orientación de expertos que le ayudan a abordar las exigencias de cumplimiento del RGPD y mientras se puede centrar en sus actividades de negocio principales.

Este servicio ha de ser proporcionado preferentemente por un DPO Certificado y Cualificado (persona u organización) especialista en privacidad de datos, ciberseguridad y servicios de asesoramiento legal y de cumplimiento.

El RGPD permite a las organizaciones externalizar el papel del DPO como servicio para la realización de las tareas exigidas en el RGPD, con el objeto de alcanzar el nivel de cumplimiento deseado.

El DPO como servicio de privacidad y protección de datos, no sólo se limita a las tareas y responsabilidades del RGPD, sino que ha de estar basado en un plan anual de protección de datos para establecer todos los pasos que hay que dar hasta alcanzar el nivel deseado de cumplimiento.

El DPO ha de promover que la organización cumpla con la legislación, actúe en consecuencia con respecto a las prácticas de protección de datos y tenga el control general de las actividades de tratamiento de datos. Para algunas organizaciones, es obligatorio tener un nombrado DPO, pero siempre es muy recomendable por los  beneficios que aporta, como por ejemplo los siguientes:

• Disponer de un equipo experimentado de especialistas con amplia experiencia en actividades de protección de datos en campos complejos.
• Subcontratación de manera flexible de las actividades relacionadas con la protección de datos y facilidad para dedicación al negocio principal.
• Mejora del nivel de cumplimiento del RGPD y la LOPDGDD.
• Mitigación del riesgo de un conflicto de intereses del DPO interno.
• Control y estructuración de las actividades de privacidad y protección de datos.
• Organización de tareas y responsabilidad activa.
• Garantías del cumplimiento.

El DPO puede realizar, por ejemplo, las siguientes tareas:

• Supervisar y ayudar a redactar y mantener un plan anual de protección de datos.
• Orientación en operaciones prácticas, como capacitación del personal, creación y mantenimiento de inventario de datos y registros de actividades de tratamiento, así como procesos y planificación.
• Informar y asesorar a la organización sobre privacidad y protección de datos.
• Evaluar el grado de cumplimiento.
• Asesorar en el imprescindible análisis de riesgos y si es necesario en su caso, en la evaluación de impacto.
• Cooperar y actuar como interlocutor con las Autoridades de Control.

En la tabla a continuación se muestran algunas de las actividades principales que el DPO puede realizar orientativamente según el tamaño de la organización: